Caja chica

La cuenta del activo, caja menor o caja chica, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en los desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

¿Cómo administrar correctamente los gastos de caja chica?

El control interno de la caja chica es esencial para ahorrar en gastos innecesarios y evitar un mal uso de los fondos que afecten a la rentabilidad de la empresa.

Los gastos de caja chica incluyen todas aquellas compras necesarias para la operación de la empresa cuyo monto sea menor a 2,000 pesos y que deba pagarse en efectivo.Entre ellas se incluyen papelería, insumos de cafetería, tarifas de transporte, cuotas de estacionamiento, etc.

Pero el hecho de que sean montos pequeños no significa que no deba llevarse un estricto control, para lo cual es necesario registrar de manera puntual cada desembolso y contar con todos los comprobantes que justifiquen los gastos.

Una política clara
Lo primero es que establezcas una política que defina cómo manejar la caja chica, desde la cantidad que se le asignará hasta cómo se hará la restitución de los montos gastados.

Esta política debe aclarar además:

Los conceptos que se pueden pagar con el fondo y sus correspondientes límites.
El trámite que debe hacerse para solicitar el dinero y los recibos que se deben firmar.
El tipo de documentos comprobatorios del desembolso que se deben presentar.
La manera en que se llevará el registro de sus movimientos.
Una gestión cuidadosa
Para evitar una mala gestión o gastos indebidos, sigue estos consejos para llevar el control interno de la caja chica:

Designa a una persona honesta y organizada como responsable de su manejo.
No desatiendas su gestión y realiza auditorías habitualmente, y algunas sorpresivas.
Mantenla en un lugar seguro y resguardado.
Aprovecha la tecnología para llevar los registros de entradas y salidas.
Engloba gastos menores en tarjetas de servicio como Ticket Empresarial® asignadas a empleados que hagan compras recurrentes.
Una solución inteligente
En este último punto es importante subrayar las ventajas de usar una solución inteligente como Ticket Empresarial® de Edenred pues no solo evita el uso de efectivo sino también permite tramitar la deducibilidad de gastos de representación o de insumos de oficina.

Su sistema automatizado para asignar presupuestos, registrar gastos y asentar la información contable no solo representa ahorros de dinero sino también de tiempo en labores administrativas.

También te da acceso a datos en tiempo real sobre su manejo y a reportes periódicos que permiten analizar el comportamiento de gastos para detectar formas de ahorrar o posibles fugas de dinero indebidas.

Un aspecto importante para impulsar la rentabilidad de la empresa es maximizar los recursos gestionando los gastos. Hacerlo de manera práctica y automatizada con herramientas tecnológicas y tarjetas de servicio te permitirá llevar un correcto control de tu caja chica.